DESORDEN Y PRODUCTIVIDAD, UNA COMBINACIÓN IMPOSIBLE

Cuando tu negocio crece se acumulan los papeles porque la falta de tiempo para ponerlos en orden hace que la oficina de tu empresa empiece a parecer la oficina de un juzgado cualquiera, montones de papeles y carpetas acumuladas por cada rincón de la oficina.

Esto hace que todavía pierdas mucho más ese valioso tiempo que no tienes, cuando intentas buscar una factura, un contrato, un recibo, una nómina… en ese amasijo de papeles revueltos que tienes ahora por mesa.

Tener bien planificado cómo y dónde archivar nuestros documentos es necesario, es más, se debería tener un protocolo o manual por escrito con los pasos a seguir para que todo el personal sepa manejarse en nuestro sistema. Es muy útil también para futuros empleados o personal en prácticas que dispongan de este manual para no meter la pata.

Algunas pautas para organizarnos mejor

Primer paso

Busca un lugar provisional para guardar lo nuevo que va llegando, siempre en el mismo sitio, que lo tengas muy a mano. No es necesario que esté por orden, pero sí ordenado para que te permita encontrarlo fácilmente, aunque no esté registrado, ni en su sitio definitivo todavía. Conforme lo recibas e identifiques, déjalo directamente en su lugar, sin más.

Ejemplos:

  • Un cajón en tu mesa con carpetas colgantes, cada carpeta identificada, por ejemplo, facturas, albaranes, justificantes de caja y bancos…
  • Otra opción son las bandejas apilables, deberán estar también identificadas como en el caso anterior y situadas encima de tu mesa, o en una estantería o mueble cercano, es mejor que no necesites levantarte para guardar, de lo contrario, irás acumulando documentación en la mesa hasta que te levantes y no es ésto lo que buscamos.

Segundo paso

Una vez te dispongas a utilizar la documentación de las carpetas colgantes o bandejas, las hayas registrado y contabilizado correctamente debes archivarlas inmediatamente en lo que ya será su sitio definitivo, al menos por un periodo de tiempo.

Ejemplos:

  • Para las facturas recibidas, los justificantes de gastos de banco o caja y las nóminas, son ideales los archivadores tipo AZ. Los hay de diferentes materiales, tamaños, colores, etc y permiten manejar fácilmente la documentación por su sistema de anillas, además, son fáciles de apilar e identificar si se especifica en el lomo el tipo de archivo que contiene y la fecha.
  • Para otro tipo de documentación tipo escrituras, poderes, contratos, etc. te pueden resultar prácticos los archivadores definitivos de cartón. Los hay de muchos tipos, colores y tamaños. Como los AZ, se deben identificar perfectamente para localizar de manera rápida el tipo de documento que hay en su interior y la fecha.

Estas dos formas de archivo, guardan la armonía en las estanterías, dan sensación de orden y permiten, de un solo golpe de vista, encontrar cualquier tipo de documento.

  • Caja de seguridad o archivo con acceso restringido. Algunos de los papeles de tu negocio pueden ser muy valiosos, ya sea por su valor económico, como por las dificultades que su pérdida acarrea (estatutos de una sociedad, resumen de ventas o declaraciones de impuestos, por ejemplo. Puedes utilizar este tipo archivo para que estén más seguros.

Hoy os hemos hablado del archivo para documentación en papel, por suerte, cada vez recibimos más documentación online, pero, de igual forma que la documentación en papel debes seguir un protocolo para guardarla bien y encontrarla fácilmente. El hecho de que esté en tu ordenador no significa que la vayas a encontrar de forma rápida.

Otro día os hablamos de cómo clasificar la documentación online y los tipos de soportes exteriores para mantener tu documentación digital segura y ordenada.

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