IMPAGADOS: GESTIONARLOS ANTES DE QUE SE PRODUZCAN

Al iniciar nuestra actividad y teniendo en cuenta que, al principio, suele haber “poco trabajo” y muchos gastos, nos encargamos nosotros solos de todo el trabajo, es decir que, además de estar 8 horas como mínimo al pié del cañón con nuestro trabajo de mecánica, carpintería, construcción, electricidad, comercio, abogacía o cualquier otro tipo de profesión, tenemos también que encargarnos de la limpieza y de todos los trámites administrativos y de gestión de nuestro pequeño negocio. Tareas estas últimas que, normalmente, no controlamos o no sabemos realizar muy bien, pero hacemos para llevar, mal que bien, el “control”sin tener que destinar parte de nuestro poco presupuesto en contratar una persona que se dedique a estas gestiones.
Es lo normal, que poco a poco el negocio vaya creciendo y a la vez que dedicamos más horas a nuestra actividad principal, sacamos menos tiempo para el resto de trabajos que asumíamos al principio, así que solemos contratar a alguien que nos haga el servicio de limpieza, pero nos olvidamos la organización y el papeleo, las tareas administrativas.
Pensamos que estas tareas pueden esperar, no son las que “nos dan de comer” aunque no hacerlas, o hacerlas mal, puede llegar a ser una gran pérdida económica en nuestro negocio.
Uno de los problemas que pueden aparecer a medio plazo son los trabajos realizados no facturados y los facturados sin cobrar o IMPAGADOS

¿POR QUÉ LLEGAMOS A ESTA SITUACIÓN Y CÓMO EVITARLO

  1. Una deficiente recopilación de los datos de facturación de nuestros clientes. Es normal, cuando tenemos poco tiempo, quedarnos tan solo con un nombre, un teléfono y poco más.
  2. Retraso por culpa del punto anterior, o por falta de tiempo, en la emisión y envío de nuestras facturas.
  1. Una mala gestión contable y, sobre todo, de tesorería.No llevar al día nuestros apuntes de caja o banco es muy perjudicial para la buena gestión de la empresa, es imposible saber lo que nos deben, los clientes. Tampoco controlaremos a los proveedores, una previsión de pagos es imprescindible por el bien de nuestra liquidez.
  1. No estar pendiente de los cobros atrasados y reclamarlos lo antes posible para que no se conviertan en impagados.
Llegados a este punto queremos hacer hincapié en que, tan importante es realizar de manera rápida e impecable nuestro trabajo para que nuestros clientes queden satisfechos, como facturarlos al terminar y, por supuesto, cobrarlos lo antes posible. Para esto es esencial llevar a rajatabla los cuatro puntos anteriores.

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA MEJORAR NUESTRO PROBLEMA DE COBROS O IMPAGOS?

  • Lo primero es contar con un programa de gestión facilito, hoy en día se pueden encontrar plataformas on line, con un precio mensual muy, muy asequible que incluyen un soporte técnico muy efectivo, no necesitas hacer una inversión, ya que, si no te gusta o tienes que dejarlo, simplemente te das de baja y sin problemas.
Estos programas, sirven para dar de alta clientes, el sistema te va pidiendo los datos personales, de empresa, de facturación y cobro. Se queda todo registrado y preparado para cuando tengas que hacer un presupuesto y sobre todo, facturar.
  • Hacer las facturas de la venta de nuestros productos o servicios lo antes posible. Lo mejor es marcarnos un día semanal, quincenal o mensual.
  • Una vez emitidas todas nuestras facturas, enviarlas lo antes posible, indicando siempre la forma de pago y la fecha de vencimiento.
  • Por último, hacer el seguimiento del cobro. Es imprescindible en este punto, llevar al día todos nuestros apuntes de banco y caja.
  • Si al hacer el seguimiento de los cobros detectamos que alguno se retrasa más de lo normal, hay que reclamarlo enseguida. Hay clientes que priorizan sus pagos y nos pagarán antes si somos “moscas cojoneras”.
  • Hay muchos tipos de deudores, entre ellos los profesionales, estos juegan con el factor tiempo intentando con, falsas promesas, que pasen los días, meses, incluso años, hasta ver si nos olvidamos de la deuda o la dejamos por imposible.
Hay que ser fríos, mantenernos firmes en este aspecto y no dar la sensación de que somos una empresa débil, e incapaz de llevar una buena gestión. Deben percibir, que controlamos perfectamente el funcionamiento económico del negocio.
Es cierto que son muchas cosas a tener en cuenta y que el problema principal es el que apuntábamos al principio de este post, LA FALTA DE TIEMPO. “No tengo suficientes horas para encargarme yo solo de tantas cosas”, “No tengo ingresos suficientes para contratar un administrativo/a que me ayude con estas tareas…”
Si es tu caso, Secretaria Externa por horas, es la SOLUCIÓN. Una hora al día, tres horas a la semana, cinco horas al mes o empezar a trabajar y ver tu necesidad sobre la marcha. Así es como trabajamos , en remoto casi siempre pero también de manera presencial si así lo prefieren nuestros clientes.
Sin contratos ni seguridad social, solo una factura mensual cuando utilizas nuestros servicios. Si estos servicios no son de tu agrado o ya no los necesitas, solo tienes que avisar para que se paralice el servicio y nada más.

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