TÉCNICAS DE ARCHIVO ¿Qué hacer cuando la desorganización y el caos invaden nuestra oficina o negocio?

papeles sin archivar

¿Tu oficina ha ido poco a poco llenándose de pilas de papel, cada vez más altas, entre las que te pierdes, a la espera de tiempo para su clasificación y archivo?

¿No eres capaz de encontrar el justificante de esa factura que te reclaman y que tu crees que ya pagaste?, ¿Pierdes constantemente los datos de los nuevos clientes que recogiste en cualquier papel para la confección de sus facturas? ¿Qué hay de esa multa que ya pagaste? ¿Y los justificantes de gastos que tienes que entregar a tu asesor?

Seguramente estará todo ahí, entre los montones de papeles que vas dejando cada día, pero, quién es el o la valiente que se pone a buscar.

Seguramente, te darás por vencido-a antes de empezar y darás por echo que no vas a encontrar nada de lo que buscas.

Por eso, desde Secretaria Externa te damos unas “técnicas de archivo” que te ayudarán a seleccionar, tirar y finalmente, guardar de manera ordenada y evitando formar esas montañas de papel.

¿Por qué amontonamos?

  1. Se requiere esfuerzo y tiempo para guardar y archivar.
  2. No tenemos claro cuál es el lugar adecuado para guardar nuestros documentos y mientras lo buscamos, crecen las pilas de papel.
pila de papeles desordenados

Técnicas de archivo

 

Primero desecha y luego organiza

Hazlo de una sola vez y no poco a poco

Conviene vaciar de golpe todas las estanterías, los cajones, los armarios o cualquier otro rincón en el que guardes documentación, hay que dejarlo despejado y limpio para empezar a organizar y no podremos empezar a ordenar de nuevo, hasta no terminar con el proceso de eliminación.

¿Qué criterio sigo para tirar cosas?

A la hora de desechar tus papeles u otros objetos ten en cuenta:

El valor físico, la función que cumplen, la información que aportan y el apego emocional.

  • o En una oficina, salvo algún regalo personal, una planta o foto familiar entendemos que nada tiene un apego emocional, así que todo lo demás, lo podemos tirar sin miramientos.
  • o Para lo no emocional, empieza por lo que te resulte más fácil, cosas que comparten la misma función, cosas repetidas, ratones, teclados, incluso monitores desechados, ese maletín que nunca usaste…

Utiliza el sentido común, te ayudará en ocasiones a resolver dudas a la hora de conservar según qué cosas, manuales caducados, garantías que ya no están en vigor, antiguos presupuestos, pólizas de seguro caducadas…

¿Qué hago cuando no me decido a desechar algo?

El juicio humano se divide en dos tipos generales: intuitivo y racional.

El juicio racional, es el que suele causar problemas a la hora de eliminar cualquier cosa, hay una duda frecuente y es,  la posibilidad de que podríamos necesitarlo después, o que tirarlo sería desperdiciarlo.

Ante dudas como estas la reflexión que debes hacer es, si ese objeto sigue desempeñando la función para la que lo adquiriste y calcular, la media del uso que le has dado durante los últimos años. Si ya ha cumplido con su propósito y lleva años acumulando polvo en el cajón, deséchalo.

Organiza por categorías

En cuanto a libros y folletos, agrupa en 4 categorías:

  1. generales (libros que lees por gusto)
  2. prácticos
  3. visuales (gráficos)
  4. revistas

Decide los que quieres conservar de cada una de las categorías y deshazte de los demás, incluidos los que llevan años esperando a que encuentres el momento propicio para leerlos.

En cuanto a los papeles:

Tira todo los que no pertenezca a una de estas tres categorías:

  1. actualmente en uso
  2. requeridos por un periodo limitado
  3. para conservar indefinidamente

Escanea todo cuanto puedas y guárdalo on line. Para lo que no puedas digitalizar y sea necesario archivar en papel,  establece sólo dos categorías:

  1. Papeles que deben guardarse
  2. Papeles de los que hay que encargarse 

Asegúrate de conservarlos todos en un mismo espacio. En cuanto a los papeles que deben guardarse haz una subcatalogación conforme a la frecuencia de uso:

  • de uso ocasional, pólizas, contratos, garantías en vigor…
  • de uso frecuente, es la subcategoría más engañosa y la que tiende a multiplicarse por lo que conviene guardarlos en subcarpetas de plástico transparente para identificarlos antes, expedientes de clientes y proveedores con los que trabajas a diario, trámites pendientes, escritos o subvenciones a la espera de contestación…

Cómo ordeno las cosas

Dos reglas de oro:

  1. Guarda todos los objetos del mismo tipo en el mismo lugar
  2. No disperses los espacios de almacenamiento

A raíz de ellas se entiende que, sólo hay dos maneras de clasificar las pertenencias: por tipo de objeto y por personas.

Varias técnicas.

  • Una es poner las estanterías dentro de un armario grande, para que todo se vea despejado.
  • Otra es que, cuando de archivar-guardar se trata, lo vertical es lo mejor lo contrario, es poner un documento sobre otro, lo que hace que el primero se vaya quedando abajo y fuera de nuestra vista, corremos el riesgo incluso de olvidarnos de él. (Cajones pequeños, bandejas) solo guardaremos aquí lo que tengamos entre manos para liquidar en dos o tres días. (Estos son los papeles de los que hay que encargarse)
  • Cuando guardamos documentos ya registrados en archivadores, (facturas emitidas y recibidas) sí se hace de forma horizontal, por orden de fecha o registro y desde el más antiguo (abajo) al más nuevo (encima). Pero después, estas carpetas se archivan de manera vertical, debidamente identificadas rellenando las etiquetas que suelen llevar en el lomo, con letra grande y clara, por colores, por fechas, por series…

El efecto positivo de la organización

todo archivado en su sitio

No sólo disfrutarás de un entorno limpio donde encontrar a primera vista lo que necesitas, sin agobios ni pérdida de tiempo, sino que también experimentarás, un cambio interno donde tus ideas se aclaran, tu autoconfianza se acrecienta y donde tu vida, aligerada de peso, se orientará más al futuro que al pasado.

Aún con todos los consejos que te hemos dado para un perfecto orden en tu oficina, es posible que, el aumento de tu actividad principal, muy positivo por cierto, y con ello la falta de tiempo para otra cosa que no sea el negocio puro y duro, te impida tener ese orden que necesitas para poder controlar, avanzar y que tu actividad vaya sobre ruedas.

En Secretaria Externa Alzira, te ofrecemos éste y otros muchos servicios administrativos, solo a los que tu no puedes llegar y solo cuando lo necesites, en épocas de mucho trabajo.

Te cobraremos sólo por las horas que tardemos en realizar el trabajo que en cada momento necesites, somos autónomas y facturamos por cada trabajo como cualquier otro profesional.  No te agobies, no te amontones, llámanos y cuéntanos qué necesitas, totalmente sin compromiso. ¿Qué pierdes con probar?

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